الإتيكيت في الاجتماعات

تحدث الاجتماعات في العمل باستمرار، وغالباً ستصادف في عملك اجتماعاً أسبوعياً على الأقل، هذا ما يدعوك إلى تعلم الإتيكيت في الاجتماعات وآدابها وكل ما يتعلق فيها من فنون وقواعد للتصرف والسلوك خلالها.

قواعد وآداب الاجتماعات

• دقة المواعيد: يُبرز تواجدك في الوقت المحدد للاجتماعات مدى النضج والمهنية والاحترام لبقية الحاضرين في الاجتماع، قد يكون الوصول متأخراً قليلاً خارج مكان العمل في المناسبات الاجتماعية أو المواعيد  أمراً جيداً، ولكن في البيئات المهنية، يُتوقع عادةً وصول المشاركين في الوقت المحدد، إذ يعد القدوم مبكراً ببضع دقائق أفضل حتى تتمكن من الجلوس والوقوف قبل بدء الاجتماع، وفي حال تأخرك عن الاجتماع لبضع دقائق فعليك أن تقدم اعتذاراً بسيطاً للجميع ومن ثم الجلوس.
• كُن مستعداً: يرسل العديد من منظمي الاجتماعات رسائل بريد إلكتروني تحتوي على ملخص لجدول الأعمال، خاصة إذا كان اجتماعاً مع الكثير من الأشخاص والعديد من الموضوعات التي ستتم مناقشتها، قد يُطلب منك إحضار مواد لتدوين الملاحظات، أو تقديم اقتراحات أو أفكار تتعلق بموضوع ما أو إكمال مهمة قبل الاجتماع، لذا تأكد من استعدادك التام لأي شيء يطلبه منظم الاجتماع أو المدير.
• اللباس المهني: قد تختلف الملابس المناسبة وفقاً لطبيعة العمل، وعليه اتبع قواعد اللباس التي يفرضها مكان عملك، أما إن كنت في اجتماع مع عميل خارج المكتب فعادةً ما يتم تطبيق نفس القواعد، ولكن قد ترغب في أن تسأل مديرك عن الملابس المناسبة إذا كانت لديك شكوك حولها.
• الصوت الواضح والمرتفع بدرجة مناسبة: عندما تبدأ بمداخلتك أثناء الاجتماع، تأكد من أن يكون صوتك عالٍ وواضح حتى يتمكن الجميع من سماعك، هذا يدل على الثقة ويجعلك تبدو أكثر احترافية، كما أنه يضمن أن يسمع الجميع أفكارك ويمكنهم الاستجابة وفقًا لذلك. يمكن أن يؤثر التحدث الناعم على كفاءة الاجتماع إذا كنت بحاجة إلى تكرار كلامك أو أن يخطئ أحدهم.
• حسن الاستماع والمشاركة: تأتي فعالية وإنتاجية الاجتماع من استماع المشاركين جيداً لبعضهم والمشاركة بنشاط في المناقشات، يمكنك ممارسة الاستماع مع حركات الاهتمام عن طريق الإيماء أو إعادة صياغة ما يقوله الشخص الآخر لإظهار التفهم أو التعبير عن قلقك أو طرح أسئلة محددة واستقصائية، بالإضافة إلى إظهار أنك تحترم آرائه وتريد سماع ما سيقوله، يساعدك الاستماع النشط في الحفاظ على تركيزك وتقديم ردود أكثر جدوى.
• انتظار الدور: التناوب في الكلام وانتظار الدور هو أساس نجاح الاجتماع، مع ضرورة السماح للآخرين بإنهاء أفكارهم قبل الدخول في المحادثة، يمكنك أن تتبع أي قواعد عند التحدث مثل رفع يدك، ننصحك كذلك بكتابة نقاطك الرئيسية إذا كنت تعتقد أنك قد تنسى ما تريد قوله أثناء الانتظار، لكن حاول مواصلة الاستماع إلى المحادثة أثناء الكتابة.
• اتباع جدول الاعمال وتجنب التشتت: يُعد الحفاظ والبقاء في الموضوع من آداب العمل الجيدة لأنه يقلل من الوقت الضائع، إذ تخرج اجتماعات العمل أحياناً عن جدول الأعمال، إذا استطعت، قم بإعادة المحادثة إلى الموضوع الأصلي إذا لاحظت أنها تنجرف إلى موضوع غير ذي صلة.
• اختيار الوقت المناسب لطرح الأسئلة: إن أفضل وقت لطرح الأسئلة هو أثناء العرض في اللحظات المناسبة عندما يكون سؤالك ذا صلة بمعلومات مقدم العرض، كن مهذباً وانتظر استراحة في حديثه لترفع يدك، ويمكن أيضاً أن يدعوا الحاضرين لطرح الأسئلة بشكل دوري أثناء العرض التقديمي، حاول تجنب طرح جميع أسئلتك في النهاية عندما يحتاج الاجتماع إلى الانتهاء، إذا كانت لديك أسئلة لم تتم الإجابة عليها في النهاية، فيمكنك الاستمرار في طرحها على انفراد أو إرسال بريد إلكتروني إلى رئيس الاجتماع.
• كن يقظ للأصوات والإشارات غير اللفظية التي يمكن أن تقوم بها: يحدث كثيراً خلال الاجتماعات الشعور بالملل، الأمر الذي قد يدفعك للقيام ببعض الأمور المزعجة والتي بالرغم من أنها غير مؤذية إلى أنها قد تسبب تشتت وإزعاج للحاضرين، مثل قرع القلم بالطاولة، أو التملل من خلال النفس أو الطنين، أو إدارة الكرسي لجانب آخر، الرسم على الأوراق التي أمامك، حركة الأقدام، النقر على الطاولة.
• الهواتف: يميل العديد من الأشخاص إلى إبقاء هواتفهم على الطاولة أثناء الاجتماعات، ولكن هذا قد يتحول إلى إلهاء إذا رن أو أزيز أو أضاء عن طريق الخطأ، لذا قم بإيقاف تشغيل جهازك أو كتم صوته، ثم ضعه بعيداً حيث لا يكون مرئياً، مثل المحفظة أو الحقيبة أو جيب السترة.
• آداب الطعام والشراب: عادةً ما يُسمح بشرب الماء والقهوة أثناء الاجتماعات، ولكن تحقق مما إذا كان إحضار الطعام جيداً، غالباً ما تؤدي رائحة الطعام وأصوات المضغ إلى تشتيت انتباه الآخرين، لذلك من الأفضل ترك الطعام لما بعد الاجتماع، ولكن إذا كان اجتماع غداء، فتناول الطعام بهدوء وعلى التوالي، ونظف دائماً بعد نفسك واترك مقعدك بالطريقة التي وجدته به. ^{[1]   [2]}  

يشمل الإتيكيت في الاجتماعات العديد من القواعد والتي تأتي ضمن آداب التصرف خلالها، لتبرز عن نفسك شخصية مهنية واحترافية.