تتمثل الخطوة الأولى بإبلاغ الكاميرلنغو، وهو الكاردينال المكلّف مؤقتا بإدارة شؤون الفاتيكان خلال هذه المرحلة. من بين أبرز مسؤولياته التحقق الرسمي من وفاة الحبر الأعظم. ووفقًا للتقليد، يقترب الكاميرلنغو من جثمان البابا ويناديه باسمه ثلاث مرات. وإذا لم يأتِ أي ردّ، يُعلن رسميًا عن وفاته.
بعد ذلك، يتمّ إصدار شهادة وفاة رسمية، وتُختم الشقق البابوية بالشمع الأحمر، في خطوة رمزية تهدف إلى حماية متعلقات البابا الشخصية ووثائقه، وضمان عدم التلاعب بإرثه وتعليماته.
تاريخيًا، وُجدت هذه الطقوس لمنع الكرادلة من استغلال لحظات الفراغ في السلطة، ومحاولة السطو على مقتنيات البابا المتوفى. أما اليوم، فهي تمثل أحد أعمدة الانتقال الشرعي والمنظّم نحو انتخاب خليفة جديد، وضمانة لاحترام وصية البابا الراحل وتوجيهاته النهائية.
يأتي العمل الرمزي الأبرز عقب إعلان وفاة البابا في مشهد يحمل دلالات بالغة الأهمية، وهو إتلاف “خاتم الصياد”، الخاتم الذهبي الذي اعتاد البابا وضعه حول اصبعه ويقبّله المؤمنون الكاثوليك كعلامة على القداسة والطاعة. يتولى الكاميرلنغو هذه المهمة، فيقوم بنزع الخاتم وكسره إلى نصفين أمام أعين الكرادلة المجتمعين، في فعل لا يهدف فقط إلى منع أي احتمال لتزوير مقتنياته البابوية، بل يرمز أيضاً إلى إسدال الستار على عهد الحبر الأعظم الراحل.
بعدها، يُنقل خبر الوفاة عبر القنوات الرسمية للفاتيكان. تبدأ العملية بإبلاغ النائب العام لروما، ثم يتولى عميد مجمع الكرادلة إخطار سائر الكرادلة في أنحاء العالم. يلي ذلك دور القاصدين الرسوليين، وهم السفراء البابويون، في التواصل مع البعثات الدبلوماسية والسفارات الأجنبية لإبلاغها رسميًا بوفاة رأس الكنيسة الكاثوليكية.
وبحسب التقاليد، يجب أن يُوارى البابا الثرى في الفترة الممتدة بين اليوم الرابع والسادس بعد وفاته. ويتبع الدفن مباشرةً فترة حداد تستمر تسعة أيام، تتخللها طقوس وصلوات خاصة. وغالبًا ما يكون البابا قد ترك تعليمات دقيقة بشأن تفاصيل الجنازة ومراسم الحداد، ينفذها الكاميرلنغو بالتعاون مع إدارة الفاتيكان.
أما المرحلة الأخيرة من هذه العملية الانتقالية فتبدأ في اليوم الخامس عشر بعد الوفاة، حيث يُعقد المجمع البابوي المغلق (conclave) لاختيار خليفة جديد للبابا الراحل، في حدث يتابعه الملايين حول العالم لما له من تأثير على مستقبل الكنيسة الكاثوليكية ودورها العالمي. وتعود أصل الكلمة “conclave” إلى اللاتينية cum clave، أي “بمفتاح”، في إشارة إلى السرية والعزلة التامة التي تُفرض على المشاركين في هذا الاجتماع.
وتُفرض إجراءات صارمة لمنع أي تدخل خارجي، إذ يُحبس الكرادلة المؤهلون، ممن تقل أعمارهم عن 80 عامًا ولم يُحرَموا كنسيًا، داخل جدران كنيسة سيستين في الفاتيكان. في اليوم الأول، يُقام قداس خاص، ثم ينتقل الكرادلة إلى الكنيسة حيث يؤدون القسم الرسمي على الالتزام الصارم بالقواعد التي تنظّم العملية الانتخابية.
ويستمر التصويت بشكل يومي، ويُعاد الاقتراع حتى يتمكن أحد المرشحين من الحصول على أغلبية الثلثين اللازمة للفوز. وبعد كل جولة اقتراع، تُحرق بطاقات التصويت: فإذا خرج دخان أسود من المدخنة المثبتة فوق الكنيسة، فهذا يعني أن التصويت لم يُسفر عن نتيجة حاسمة، أما إذا تصاعد الدخان الأبيض، فذلك يشير إلى انتخاب زعيم جديد للكاثوليك في العالم.